ASSISTENT ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING (OA)

Functie

Organisatie:

US Army in Belgium is een Amerikaanse overheidsinstantie die tot taak heeft logistieke en administratieve ondersteuning te bieden het Amerikaanse personeel bij de NAVO en SHAPE in België.

Voornaamste taken

Je biedt administratieve ondersteuning aan het afdelingshoofd en het stafpersoneel op het gebied van personeelsadministratie, briefwisseling en kantooractiviteiten. Je zal de volgende taken uitvoeren:

• Vragen beantwoorden en aanvragen coördineren met betrekking tot personeelsadministratie (loopbaanonderbrekingen, voordelen en rechten, tijdregistratie, overuren, adreswijzigingen, toelagen, ...).
• Tijds- en aanwezigheidsregistraties bijhouden en indienen.
• Dienst doen als centraal punt voor ontvangst en beoordeling van nieuwe taken, projecten, briefwisseling en andere communicatie of materialen.
• Vertalen van het Engels naar het Nederlands, en andersom, van een brede waaier aan documenten en andere briefwisseling.
• Onderhouden van voortdurende contacten en communicatie tussen het afdelingshoofd en medewerkers om ervoor te zorgen dat toegewezen taken binnen de gestelde termijnen worden afgehandeld en dat antwoorden voldoen aan procedure- en inhoudelijke vereisten.
• Bijhouden van de agenda en voorbereiden, coördineren en beheren van een reeks interviews, bezoeken, evenementen en lopende activiteiten.
• Dienst doen als reismanager voor de afdeling, voorbereiden van documenten en maken van reisarrangementen, vluchtarrangementen, hotelreserveringen, het huren van voertuigen en het aanvragen van voorschotten...
• Beheren van de algemene behoeften aan uitrusting en benodigdheden en diensten voor de afdeling.

Dit is een trainee position. Als de kandidaat voldoet aan alle kwalificatievereisten om de taken op het hogere functieniveau uit te voeren, kan hij op aanbeveling van de directie worden bevorderd.

Meer info over die vacature op onze website: MNRS2 Landing Page - MNRS (army.mil)

Referentie: BEL-HN-24-001571

Jouw profiel

Op niveau BA-06:

• In staat zijn om een verscheidenheid aan administratieve ondersteuningstaken uit te voeren.
• Vaardigheid in mondelinge en schriftelijke communicatie in het Engels en Nederlands.
• Diverse geautomatiseerde programma's en Microsoft Office-programma's (Word, Excel, Access, Outlook, enz.) kunnen gebruiken.
• Vaardigheid in het bepalen van de aard van telefoongesprekken en bezoekers om hierop passend te reageren.

Bovenop deze KVB’s (BA-06), in aanmerking komen voor het niveau BA-07:

• Vragen kunnen beantwoorden en verzoeken van de staf kunnen coördineren met betrekking tot personeelsadministratie, tijdsregistratie en aanwezigheid van personeel.
• Vraagstukken of problemen kunnen identificeren en alternatieve oplossingen kunnen zoeken in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.
• Kennis van correcte grammatica, spelling, interpunctie, hoofdlettergebruik en schrijfwijze om schriftelijke briefwisseling en verslagen in het Engels en Nederlands voor te bereiden, te vertalen en op te stellen.
• Vaardigheid in het organiseren van kantooractiviteiten, waaronder het beheer van administratieve procedures en handelingen binnen het kantoor, briefwisseling en projecten.

• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren

Aanbod

• Vast, fulltime (38 uur/week).
• Vast werkschema (maandag t/m vrijdag)
• Salaris: Vanaf 3.216,83 EUR bruto/maand in de rang BA-05. Dit is een trainee position. Nadat aan alle kwalificatievereisten is voldaan om de taken op het volgende prestatieniveau uit te voeren, kan de werknemer op aanbeveling van het management niet-competitief worden gepromoveerd.
• Functie kan vereisen dat de werknemer tijdelijk soortgelijk werk in Europa gaat doen om de algemene missie van het Amerikaanse leger te ondersteunen. De frequentie van deze tijdelijke missies zou een of twee keer per jaar zijn voor een duur van telkens 3 tot 4 weken.

ANDERE VOORDELEN

• Maaltijdcheques (waarde van 8 EUR per gewerkte dag)
• Vakantie- en eindejaarsuitkering
• Hospitalisatieverzekering (DKV)
• Aanvullend Pensioenplan (Allianz)
• Vakantieverlof opgebouwd per datum aanstelling; minimaal 26 vakantiedagen naar rato van de datum van aanstelling
• Multiculturele werkomgeving
• Engelse bonus indien in aanmerking komend. Aanvragers moeten voorafgaand aan de aanstelling slagen voor de vereiste Engelse test (slagniveau is A2, Engels bonus is betaald als het niveau Engels minimaal gelijk is aan B1)

Solliciteren

Hosse
/
usarmy.benelux.hqda-cpac.mbx.benelux-cpac@army.mil